Die Eigentümerversammlung wird einmal im Jahr typischerweise von der Verwaltung einberufen und organisiert um die Miteigentümer einer Wohnungseigentümergemeinschaft zusammenzubringen. Sie dient primär der Beschlussfassung, insbesondere über einen Wirtschaftsplan für das folgende Kalenderjahr, und dem Informationsaustausch zwischen Verwaltung und Miteigentümern.
Zweck der Eigentümerversammlung
Der grundlegende Zweck der Eigentümerversammlung ist die Beschlussfassung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Die Eigentümerversammlung dient der Verwaltung dazu, die Eigentümer über den aktuellen Stand der Immobilie zu informieren und den Wirtschaftsplan für das folgende Kalenderjahr zu präsentieren. Die Miteigentümer können ihre Bedenken und Anregungen vor der Gemeinschaft vorbringen und die Gemeinschaft kann über Diskussionen und Kompromisse zu einem Konsens kommen.
Einzuhaltende Fristen
Für die Einladung zur Eigentümerversammlung gilt seit der Reform im Jahr 2020 eine Frist von drei Wochen. Dabei entscheidet die Zustellung der Einladung, nicht das Datum der Versendung. Die Frist dient dazu, dass alle Miteigentümer die Möglichkeit haben sich auf die Versammlung vorzubereiten, die Tagesordnungspunkte und entsprechende Unterlagen zu sichten und die Jahresabrechnung zu prüfen. All diese Unterlagen sendet die Verwaltung im Regelfall bereits mit der Einladung zur Eigentümerversammlung.
Eine Eigentümerversammlung muss mindestens einmal im Kalenderjahr, spätestens am 31.12. erfolgen. Da die erste Eigentümerversammlung im Jahr oftmals der Beschlussfassung über einen Wirtschaftsplan dient, findet diese in der Regel in den ersten vier Monaten eines Jahres statt. Der genaue Zeitpunkt ist nicht gesetzlich geregelt und wird oft im Verwaltervertrag festgelegt.
Vorbereitung auf die Eigentümerversammlung
Grundsätzlich sind die Miteigentümer nicht dazu verpflichtet überhaupt an der Eigentümerversammlung teilzunehmen, denn für die Beschlussfassung ist in den meisten Fällen eine einfache Mehrheit nach dem jeweiligen Stimmprinzip notwendig, Ausnahmen bilden hier Vereinbarungen, die eine Einstimmigkeit erfordern. Dennoch ist es sinnvoll als Miteigentümer an der Eigentümerversammlung teilzunehmen und sich entsprechend vorzubereiten, denn nur so kann das Stimmrecht wahrgenommen und sachbezogene Entscheidungen getroffen werden.
Wenn es sich bei der anstehenden Eigentümerversammlung um die erste des Jahres handelt, dann gehört zu der Vorbereitung insbesondere die Sichtung und Überprüfung der Jahresabrechnung für das vergangene Kalenderjahr und die des Wirtschaftsplans für das kommende Kalenderjahr. In der Vorbereitung können die Miteigentümer außerdem Tagesordnungspunkte bei der Verwaltung einreichen, wenn es wichtige Themen gibt, die sie besprechen möchten. Mit Notizen und Nachweisen können Miteigentümer ihre Standpunkte untermauern um Sachverhalte zu klären.
Typischer Ablauf einer Eigentümerversammlung
Der grundlegende Ablauf von Eigentümerversammlungen ist nicht definiert, doch wird oft an folgende Struktur angelehnt:
- Begrüßung der Eigentümer durch den Versammlungsleiter bzw. Verwalter.
- Sichtung und Auswertung der Vollmachten, falls sich Eigentümer vertreten lassen.
- Ausgabe und Kontrolle der Anwesenheitsliste.
- Die Mitglieder genehmigen über eine Abstimmung die Anwesenheit von Gästen. Nur wenn diese einstimmig positiv ausfällt, dürfen Gäste der Versammlung beiwohnen.
- Feststellung der Beschlussfähigkeit, das heißt, dass mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile in Person oder per Vollmacht vertreten sein müssen.
- Versammlungseröffnung und Besprechung der Geschäftsordnung.
- Abhandlung der Tagesordnungspunkte, sowie Durchführung der entsprechenden Abstimmungen.
- Unterzeichnung des Protokolls durch den Verwalter, den Vorsitzenden des Beirates und eines weiteren Miteigentümers.
- Abschluss der Eigentümerversammlung und Verabschiedung.
Die Versammlungsleitung liegt im Normalfall beim Verwalter, das heißt, dass dieser durch die Tagesordnung führt und Diskussionen moderiert. Insbesondere in großen Wohnungseigentümergemeinschaften ist die Moderation wichtig, um den Überblick zu wahren und um zu verhindern, dass besonders laute Miteigentümer die Diskussion übernehmen und andere Miteigentümer einschüchtern. Da eine ungeordnete Diskussion schnell in einen Streit ausartet, ist es wichtig, dass die Versammlungsleitung auch für Reaktionen und Antworten das Rederecht erteilt. So können alle Miteigentümer die gesamte Diskussion verfolgen und später in einem ordentlichen Protokoll nachvollziehen.
Häufige Tagesordnungspunkte (TOP):
Häufige TOP sind:
1. der Wirtschaftsplan für das kommende Kalenderjahr
2. Fragen zur Jahresabrechnung des vorangegangen Kalenderjahres
3. Entlastung des Verwalters
4. Instandsetzungs- sowie Modernisierungsmaßnahmen
Darüber hinaus werden individuelle Themen besprochen, die die WEG betreffen.
Was tun, wenn Ich nicht teilnehmen kann?
Wenn ein Miteigentümer nicht an der Eigentümerversammlung teilnimmt, kann er sein Stimmrecht nicht ausüben, es sei denn er stellt zuvor eine Vollmacht aus. Diese Vollmacht kann er zum Beispiel einem anderen Miteigentümer, oder dem Verwalter ausstellen und unterschiedlich ausführen lassen. Eine Möglichkeit ist, dass er das Stimmrecht frei überträgt, sodass der Bevollmächtigte dieses nach eigener Maßgabe nutzen kann. In der Vollmacht kann aber auch festgelegt werden wie der Bevollmächtigte zu einzelnen Tagesordnungspunkten abzustimmen hat. Dabei ist wichtig, dass die Tagesordnungspunkte und die entsprechenden Wünsche zur Abstimmung eindeutig schriftlich festgehalten sind.
Beschlussfassung mit und ohne Eigentümerversammlung
Der Hauptzweck der Eigentümerversammlung ist die Beschlussfassung. Beschlüsse sind für den Verwalter verbindlich und repräsentieren den Willen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Die WEG fasst einen Beschluss, indem die Versammlungsleitung auf der Eigentümerversammlung eine Abstimmung durchführt. Diese können offen durch Handzeichen oder Zuruf abgehalten werden, nur auf Antrag und unter besonderen Umständen wird geheim abgestimmt. Zur Stimmverteilung kommen dabei drei verschiedene Prinzipien zum Einsatz: Das Kopfprinzip, das Wertprinzip und das Objektprinzip. Nach dem Kopfprinzip steht jedem Miteigentümer eine Stimme zu, nach dem Wertprinzip erfolgt eine Aufteilung der Stimmen nach den Miteigentumsanteilen und nach dem Objektprinzip nach den Verwaltungseinheiten. Ein Beschluss wird im Normalfall über eine einfache Mehrheit (mehr als 50 % der in der Eigentümerversammlung vertretenden Stimmen) getroffen, es gibt jedoch auch Entscheidungen, die eine qualifizierte Mehrheit (75 % der in der Eigentümerversammlung vertretenden Stimmen), die einstimmige Mehrheit (alle anwesenden Stimmen der Eigentümerversammlung) oder die allstimmige Mehrheit (alle Stimmen gemäß Grundbuch) erfordern.
Soll ein Beschluss gefasst werden, ohne dass eine Eigentümerversammlung abgehalten wird, kommt der Umlaufbeschluss zum Einsatz zum Beispiel, wenn es sich um eine dringende Angelegenheit wie Instandsetzungsmaßnahmen handelt. Für einen Umlaufbeschluss werden alle Miteigentümer von der Verwaltung schriftlich kontaktiert und um Stimmabgabe zu einem bestimmten Beschluss gebeten. Sofern nicht auf einer Eigentümerversammlung anders festgelegt, erfordert ein Umlaufbeschluss die allstimmige Mehrheit.
Fazit
Die Eigentümerversammlung ist die jährliche Versammlung der Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie wird von der Verwaltung organisiert, einberufen und geleitet. Der Zweck der Eigentümerversammlung ist die Beschlussfassung durch die Miteigentümer, es wird insbesondere die Jahresabrechnung und der Wirtschaftsplan thematisiert. Die Miteigentümer sind nicht verpflichtet an der Versammlung teilzunehmen, sind aber angehalten sich vorzubereiten und zu erscheinen um von ihrem Stimmrecht Gebrauch machen zu können. Sollten Miteigentümer dennoch verhindert sein, können sie über eine Vollmacht dennoch mitentscheiden.