Der Vermieter hat mit der Betriebskostenabrechnung die Möglichkeit, Kosten die beim Betrieb einer Immobilie entstehen auf die Mieter umzulegen. Es ist somit auch für den Mieter wichtig, die Betriebskostenabrechnung genau zu lesen und zu wissen, welche Mittel abgerechnet werden dürfen.
Was ist die Betriebskostenabrechnung?
Die Betriebskostenabrechnung wird einmal im Jahr in der Regel durch die Hausverwaltung erstellt und dient dazu, die durch den Betrieb des Gebäudes und des Grundstücks entstehenden Kosten auf die Mieter umzulegen. Grundlage dafür ist die sogenannte Betriebskostenverordnung.
Was ist die Betriebskostenverordnung?
In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) wird eindeutig definiert welche Ausgaben als Betriebskosten gelten. Die BetrKV trat 2004 in Kraft und löste die Zweite Berechnungsverordnung als gesonderte Definition der Betriebskosten ab. Die BetrKV besteht aus zwei Paragraphen, in § 1 ist die Definition von Betriebskosten gegeben als:
„… die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“ § 1 BetrKV
§ 1 definiert zusätzlich, dass Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung nicht zu den Betriebskosten zählen.
In § 2 wird aufgelistet welche Kosten zu den Betriebskosten gehören.
Explizit genannte Betriebskosten
In der Betriebskostenverordnung werden folgende Posten explizit benannt:
- Kosten der öffentlichen Lasten des Grundstücks, hierzu gehört namentlich die Grundsteuer.
- Kosten der Wasserversorgung.
- Kosten der Entwässerung.
- Kosten des Betriebs der Heizung (bspw. Reinigung und Wartung).
- Kosten des Betriebs der Warmwasserversorgung.
- Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen.
- Betriebskosten des Personen- oder Lastenaufzugs (bspw. Betriebsstrom aber auch Wartung etc.).
- Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung.
- Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung.
- Kosten der Gartenpflege.
- Kosten der Beleuchtung (bspw. Außen- und Treppenhausbeleuchtung).
- Kosten der Schornsteinreinigung.
- Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung.
- Kosten für den Hauswart.
- Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage.
- Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege (bspw. Waschkeller).
- Sonstige Betriebskosten im Sinne des § 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind.
Insbesondere Nummer 17 in der Aufzählung lässt Raum für Interpretation und ist oft Grundlage für Diskussionen zwischen Mieter und Vermieter.
Was nicht zu den Betriebskosten gehört
Explizit nicht zu den Betriebskosten gehören nach der Betriebskostenverordnung:
- Die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten).
- Die Kosten die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkungen entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).
Dennoch tauchen diese Posten immer wieder in Betriebskostenabrechnungen auf. Hier ist als Mieter Vorsicht geboten.
Wie sieht eine ordentliche Betriebskostenabrechnung aus?
Eine Betriebskostenabrechnung die formal oder inhaltlich falsch oder nicht nachvollziehbar ist, muss vom Mieter nicht akzeptiert werden. Ob die Betriebskostenabrechnung inhaltlich korrekt ist, können Mieter über ihr Recht auf Einsichtnahme prüfen. Der Vermieter bzw. die bestellte Hausverwaltung ist verpflichtet, Einsicht in Rechnungen, Belege, Verträge und Zahlungsbelege zu gewähren. Häufige inhaltliche Fehler sind falsche Umlagemaßstäbe auf die einzelnen Mieter, Rechenfehler, Verwechslung von Soll- und Ist-Vorauszahlungen sowie das Ansetzen von Betriebskostenarten die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen. Insbesondere der letzte Punkt ist häufig Basis für Diskussionen zwischen Mietern und Vermietern, da die BetrKV Raum für Interpretation lässt welche Kosten zu den Betriebskosten gehören.
Die Rechtsprechung differenziert die inhaltlichen Fehler von formalen Fehlern in der Betriebskostenabrechnung.
Inhalt einer formal korrekten Betriebskostenabrechnung
Eine formal korrekte Abrechnung enthält immer mindestens:
- Absender und Adressat der Abrechnung.
- Abrechnungsobjekt
- Abrechnungszeitraum
- Zusammenstellung der Gesamtkosten.
- Angabe und Erläuterung der zugrunde liegenden Umlageschlüssel.
- Berechnung des Mieteranteils an den einzelnen Kosten.
- Abzug der Betriebskostenvorauszahlung.
- Ausweis des Guthabens oder des Nachzahlungsbetrages.
Die individuelle Darstellung muss dabei für die Mieter verständlich sein. Eine unübersichtliche Betriebskostenabrechnung muss von Mietern nicht akzeptiert werden.
Worauf muss ich als Mieter und als Vermieter achten?
Die Zahlung der Betriebskosten durch den Mieter ist vom Gesetzgeber nicht vorgesehen, daher müssen die Betriebskosten explizit in den Mietvertrag aufgenommen werden. Geschieht dies nicht, hat der Mieter nur die Grundmiete zu zahlen und sämtliche Betriebskosten werden vom Vermieter selbst getragen.
Die Abrechnungsfrist für die Betriebskostenabrechnung beträgt ein Jahr. Der Vermieter bzw. die bestellte Hausverwaltung hat also genau ein Kalenderjahr Zeit, die Abrechnung für das vorangegangene Kalenderjahr zu erstellen und dem Mieter zuzustellen. Wichtig dabei ist, dass eine formal falsche Abrechnung nicht korrigiert sondern neu erstellt werden muss. Ein inhaltlicher Fehler macht die Abrechnung nicht ungültig, nach Ablauf der Abrechnungsfrist ist allerdings eine Korrektur zu Lasten des Mieters ausgeschlossen.
Ebenso wie die Frist für den Vermieter die Abrechnung zu erstellen, gibt es Fristen für die Mieter. Forderungen aus einer Betriebskostenabrechnung (Guthaben) verjähren nach drei Jahren. Hat der Mieter sich sein Guthaben in dieser Zeit nicht auszahlen lassen, kann der Vermieter bei einer späteren Forderung auf die Verjährung verweisen.
Der Vermieter bzw. die bestellte Hausverwaltung muss dem Mieter die Möglichkeit geben, auf Anfrage die Unterlagen zur Betriebskostenabrechnung einzusehen. Erst nach der Einsichtnahme ist der Mieter in der Lage, die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung konkret zu bestreiten. Ein Vermieter kann auf die Zahlung der Betriebskosten klagen, wenn ein Mieter sein Recht auf Einsichtnahme nicht wahrnimmt.
Die nach sog. „sonstigen Betriebskosten“ sind in der Betriebskostenabrechnung explizit zu benennen und genau zu bezeichnen. Unklare Formulierungen gehen dabei zu Lasten des Vermieters. Die sonstigen Betriebskosten sollen nicht dazu dienen, möglichst viele Kosten auf den Mieter umzulegen. Häufige Posten die unter die sonstigen Betriebskosten fallen sind Wartungskosten für Alarmanlagen, Rauchwarnmelder und Feuerlöscher.
Fazit
Die Betriebskostenabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Vermieter, Verwaltung und Mieter. In ihr werden jährlich die Kosten für den Betrieb eines Gebäudes, vom Vermieter gegenüber dem Mieter, abgerechnet. Oft wird diese Aufgabe der Verwaltung übertragen. Grundlage für die Betriebskostenabrechnung ist die Betriebskostenverordnung, in der aufgelistet wird was zu den Betriebskosten zählt. Da die Betriebskostenverordnung Interpretationsspielraum zulässt, ist die Betriebskostenabrechnung oft ein Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter bzw. Verwalter. Wichtig ist, dass die Abrechnung formal und inhaltlich richtig erstellt wird, da sie sonst von Mietern nicht akzeptiert werden muss. Unter Umständen bleibt der Vermieter dann auf den Kosten sitzen.