Eine Hausverwaltung dient im Kern dazu, eine Immobilie oder Teile einer Immobilie zu bewirtschaften und ihren Wert zu erhalten. Ein Immobilieneigentümer kann unter Umständen den kaufmännischen und technischen Herausforderungen, die mit der Bewirtschaftung einer Immobilie einhergehen, nicht immer nachkommen. Dieses wird offensichtlich, wenn ein Eigentümer beispielsweise mehrere Immobilien besitzt. In diesem Fall kann die Hausverwaltung den Eigentümer gegen eine Verwaltergebühr entlasten.
Die Arten der Hausverwaltung
Es kann zwischen drei Arten der Hausverwaltung unterschieden werden: WEG-Verwaltung, Sondereigentumsverwaltung und Mietverwaltung.
Welche Art der Hausverwaltung für welches Objekt Anwendung findet, ist vor allem von den Eigentumsverhältnissen abhängig. Im Rahmen der WEG-Verwaltung wird das Gemeinschaftseigentum einer WEG in deren Auftrag verwaltet. Die Sondereigentumsverwaltung ist oft eine Ergänzung zur WEG-Verwaltung. Hierbei wird im Auftrag eines einzelnen Eigentümers das Sondereigentum verwaltet. Die Mietverwaltung findet Anwendung, wenn die Immobilie einem einzigen Eigentümer gehört. Die Aufgaben der Hausverwaltung sind also abhängig von der Art der Verwaltung, der Immobilie und den vertraglichen und gesetzlichen Regelungen.
Die WEG-Verwaltung
Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer WEG unterliegt speziellen gesetzlichen Regelungen, die im Wohnungseigentumsgesetz niedergeschrieben sind. Gemäß dieses Gesetzes ist eine WEG verpflichtet einen Verwalter zu bestellen, der eine ordnungsgemäße Verwaltung anbietet. Was eine ordnungsgemäße Verwaltung ausmacht ist im Wohnungseigentumsgesetzes beschrieben:
- Aufstellen einer Hausordnung.
- Ordnungsgemäße Instandsetzung und -haltung des Gemeinschaftseigentums.
- Angemessene Versicherung (Feuerversicherung, Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht).
- Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage.
- Aufstellung eines Wirtschaftsplans.
- Duldung aller Maßnahmen, die Eigentümern Zugang zur üblichen Infrastruktur (Strom, Wasser, Gas, Telefon, etc.) gewährleisten.
Eine Verwaltung bietet oft Dienste an, die weit über die Pflichten einer ordentlichen Verwaltung hinausgehen. Die Details der Verwaltungsaufgaben werden im Verwaltervertrag festgehalten.
Die Sondereigentumsverwaltung
Die Sondereigentumsverwaltung wird auch als Wohnungsverwaltung bezeichnet. Anders als die WEG-Verwaltung verwaltet sie Wohnungen im direkten Auftrag eines einzelnen Eigentümers. Dabei handelt es sich im Regelfall um das Sondereigentum eines Eigentümers aus einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Sondereigentumsverwaltung verwaltet also kein Gemeinschaftseigentum, was ihre Aufgaben von einer WEG-Verwaltung unterscheidet. Die Aufgaben einer Sondereigentumsverwaltung umfassen alles, was mit der Vermietung der Wohnung zu tun hat. In der Vorbereitung umfasst dies insbesondere:
- Suche nach geeigneten Mietern.
- Bonitätsprüfung.
- Wohnungsbesichtigungen.
- Unterstützung des Eigentümers bei der Wahl eines geeigneten Mieters.
- Abschluss eines Mietvertrages.
Ist die Wohnung dann vermietet, übernimmt die Sondereigentumsverwaltung im Normalfall die Verwaltungsaufgaben, die mit der Vermietung einhergehen. Das umfasst vor allem die Verwaltung des Bankkontos, die Überwachung der Eingänge von Mietzahlungen, gegebenenfalls die Anpassung der Miete (bspw. nach Modernisierungen) und das Forderungsmanagement (Mahnungen u. Ä.). Die Sondereigentumsverwaltung erstellt in der Regel auch die Nebenkostenabrechnung für die Mieter und führt alle dafür notwendigen Unterlagen. Ein weiterer möglicher Tätigkeitsbereich von Sondereigentumsverwaltungen ist die Überwachung des Bauzustands der Wohnung. Falls nötig, veranlasst sie Instandsetzungs- und Reparaturmaßnahmen. Das schließt sowohl die Beauftragung von Handwerkern, als auch die Abnahme der Arbeiten ein. Die Sondereigentumsverwaltung ist im Regelfall auch der Ansprechpartner der Mieter. Sie übernimmt die komplette Korrespondenz und entlastet den Eigentümer so.
Anders als bei der WEG-Verwaltung, der das Wohnungseigentumsgesetz zugrunde liegt, sind die Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung nicht gesetzlich geregelt. Sie werden stattdessen individuell im Verwaltervertrag festgelegt. Für Eigentümer ist es also wichtig, eine Sondereigentumsverwaltung auszuwählen, die nur genau die gewünschten Leistungen abdeckt. Das vermeidet ungewollt hohe Verwaltergebühren.
Die Mietverwaltung
Die Mietverwaltung umfasst alle administrativen, rechtlichen und sämtliche technischen Aufgaben, die mit der Bewirtschaftung eines Mietshauses einhergehen. Anders als bei der WEG-Verwaltung sind die Aufgaben der Mietverwaltung nicht im Einzelnen gesetzlich geregelt. Welche Aufgaben die Verwaltung übernimmt wird also im Verwaltervertrag festgehalten. Oft sind die Aufgaben deckend mit denen der Sondereigentumsverwaltung. Zusätzlich übernimmt die Mietverwaltung aber auch die Verwaltung des Gebäudes und die der gemeinschaftlichen Anlagen, wie beispielsweise die des Gartens. Die Aufgaben einer Mietverwaltung sind also vielfältig, einige Beispiele sind:
- Begleichen von Rechnungen und Einrichtung von Daueraufträgen an öffentliche Stellen (bspw. Abwasserreinigung oder Müllentsorgung).
- Bonitätsprüfung von Mietinteressenten.
- Erstellung der Nebenkostenabrechnung für Mieter.
- Beauftragung von externen Dienstleistern wie Hausmeister und Gartendienst.
Im Rahmen der Verwaltung des Gesamtobjekts übernimmt die Mietverwaltung oft auch die Überwachung des Bauzustands der Immobilie. Insbesondere in älteren Gebäuden ist diese Aufgabe wichtig. Eine Mietverwaltung begeht oft regelmäßig selbst die Immobilie, um Mängel aufzudecken. Insbesondere wenn Mieter Mängel anzeigen, kann die Mietverwaltung den Mangel begutachten, bevor sie die Behebung veranlasst.
Trotz der vielfältigen Aufgaben der Mietverwaltung, ist diese bei Verwaltern oft beliebter als eine WEG-Verwaltung. Das hat insbesondere damit zu tun, dass die Mietverwaltung von einem einzelnen Eigentümer beauftragt wird. Die Verwaltung muss dementsprechend nur im Interesse dieses einen Eigentümers handeln. Der organisatorische Aufwand einer Eigentümerversammlung sowie die Bindung an Beschlüsse und an das Wohnungseigentümergesetz entfallen bei einer Mietverwaltung.
Kaufmännische und technische Hausverwaltung
Oft wird bei den Aufgaben einer Hausverwaltung zwischen dem kaufmännischen und dem technischen Bereich unterschieden. Was jeweils zu den beiden Bereichen zählt ist auch abhängig von der Art der Hausverwaltung.
Die kaufmännischen Aufgaben einer WEG-Verwaltung umfassen insbesondere Rechnungsprüfungen, Überwachung der Hausgeldzahlungen und die Erstellung vom Wirtschaftsplan sowie der Jahresabrechnung. Zu den technischen Aufgaben einer WEG-Verwaltung zählen, die regelmäßige Besichtigung des Gemeinschaftseigentums, um den technischen und baulichen Zustand der Immobilie einschätzen zu können, sowie die Verkehrssicherung des Grundstücks und der Immobilie.
Eine Sondereigentumsverwaltung übernimmt im Rahmen der finanziellen Verwaltung insbesondere die Überwachung des Vermieterkontos und die Einnahme der Miete inklusive Nebenkosten. Aber auch die Erstellung der Nebenkostenabrechnung, welche einmal im Jahr anfällt. Die technische Verwaltung umfasst beispielsweise die Begehung des Sondereigentums bei der Anzeige von Mängeln sowie die Mitteilung der Schadensmeldung an die WEG-Verwaltung und Versicherungen.
Die Mietverwaltung unterscheidet sich von den anderen beiden Arten insbesondere dadurch, dass es nur einen Eigentümer als Auftraggeber gibt. Dadurch sind auch die technischen und kaufmännischen Aufgaben unterschiedlich, es gibt aber Schnittstellen. Zu den kaufmännischen Aufgaben der Mietverwaltung gehört beispielsweise die Verwaltung des Vermieterkontos und die Überwachung der Mieteinnahmen, aber auch das Bearbeiten von Mahnverfahren. Die technischen Aufgaben unterscheiden sich stärker, zu ihnen zählen das Einweisen von Handwerkern und Hausmeistern, die Bestellung von Schlüsseln und das Ablesen von Zählerständen.
Fazit
Eine Hausverwaltung kann Eigentümer dabei unterstützen ihre Rechte einzufordern und ihren Pflichten nachzukommen. Es wird unterschieden zwischen WEG-Verwaltung, Sondereigentumsverwaltung und der Mietverwaltung. Die verschiedenen Verwaltungsarten bringen unterschiedliche Aufgaben mit sich. Oft spezialisieren sich Verwalter auf einen Bereich. Zusätzlich kann zwischen kaufmännischer und technischer Verwaltung unterschieden werden.