Die Eigentümerversammlung ist für eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ein wichtiges Mittel zur gemeinsamen Entscheidungsfindung. Damit alle Miteigentümer die Möglichkeit haben teilzunehmen und sich im Vorfeld ausreichend vorzubereiten, folgt die Einberufung der Eigentümerversammlung besonderen Regeln.
Fristen und Regelungen zur Einberufung von Eigentümerversammlungen
Die (ordentliche) Eigentümerversammlung ist sowohl für die Miteigentümer einer WEG, als auch für die Verwaltung von großer Wichtigkeit. Hier treffen sie verbindliche Beschlüsse, die das Gemeinschaftseigentum betreffen.
Die Einberufung der Eigentümerversammlung und die Einladung aller im Grundbuch eingetragenen Eigentümer obliegt im Normalfall dem Hausverwalter. Dieser hat die Eigentümer mindestens drei Wochen im Voraus zu kontaktieren. Die Frist bezieht sich dabei auf den Eingang der Einladung bei den Eigentümern. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Einladung in Textform, beispielsweise per E-Mail, ausreichend. Die Vorgabe der Schriftform wurde damit aufgehoben.
Der Verwalter ist bei der Einberufung dazu angehalten allen Eigentümern eine Teilnahme an der Eigentümerversammlung zu ermöglichen. Er hat also einen Veranstaltungsort in der Nähe der Gemeinschaftsimmobilie sowie eine Uhrzeit zu wählen, die auch berufstätigen Eigentümern eine Teilnahme ermöglicht. Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes ist auch eine Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen grundsätzlich erlaubt, der Verwalter hat die Einberufung darauf einzustellen.
Typischer Aufbau einer Einladung zur Eigentümerversammlung
Auch der Aufbau der Einladung zur Eigentümerversammlung folgt bestimmten Regeln. Sie muss mindestens enthalten:
- Ort der Eigentümerversammlung.
- Genauer Termin, also Datum, Uhrzeit und Wochentag.
- Hinweis auf die Einberufung einer Zweitversammlung, direkt im Anschluss an die Erstversammlung, wenn diese nicht beschlussfähig ist.
- Tagesordnung mit allen Beschlussthemen.
- Jahresabrechnung inklusive Einzelabrechnungen des vergangenen Wirtschaftsjahres.
- Entwurf des Wirtschaftsplans für das kommende Wirtschaftsjahr.
Im Normalfall ist eine Eigentümerversammlung nach der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes bereits beschlussfähig, wenn auch nur ein Eigentümer anwesend ist. Per Beschluss kann die WEG jedoch individuelle Regelungen zur Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung aufstellen. Um die Versammlung nicht wegen mangelnder Beschlussfähigkeit vergebens einzuberufen und zu organisieren, wird der Hinweis auf die Einberufung einer Zweitversammlung beigefügt. Die Zweitversammlung unterliegt dann Sonderregelungen.
Die Verwaltung fügt der Einladung üblicherweise weitere Unterlagen bei. Das gibt den Eigentümern die Möglichkeit, sich ordentlich auf die Eigentümerversammlung vorbereiten zu können. Insbesondere zu den Beschlussthemen sind alle Unterlagen wichtig, die den Eigentümern die Möglichkeit geben, sich eine Meinung zu bilden. Wenn diese Unterlagen in der Einladung fehlen, müssen sich die Eigentümer erst auf der Versammlung mit dem Thema auseinandersetzen und ziehen diese unnötig in die Länge.
Sonderfall außerordentliche Eigentümerversammlung
Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kommt, wie der Name schon vermuten lässt, selten zum Einsatz. In der Regel nur um unmittelbaren Schaden von der Wohnungseigentümergemeinschaft abzuwenden.
Wenn der Verwalter vorzeitig abberufen werden soll, kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung sinnvoll sein. Das kann der Fall sein, wenn dieser Beschlüssen nicht nachkommt, oder gar Gelder veruntreut. Ein weiterer Anwendungsfall sind dringende Instandsetzungsmaßnahmen, die nicht bis zur nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung warten können. Zum Beispiel Maßnahmen, die die Pflichten der WEG wie die Verkehrssicherungspflicht betreffen. Eine außerordentliche Eigentümerversammlung ist mit zusätzlichem Aufwand und damit auch zusätzlichen Kosten verbunden und sollte daher nicht inflationär eingesetzt werden.
Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann durch den Verwalter selbst oder die Eigentümer initiiert werden. Insbesondere wenn es um die Abberufung der Verwaltung geht, sind üblicherweise die Eigentümer Initiatoren. Ein ordentlicher Verwalter ist dazu verpflichtet eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen, wenn mindestens 25 % der Eigentümer dies fordern. Wenn der Verwalter seiner Pflicht nicht nachkommt, kann der Verwaltungsbeirat die Einberufung übernehmen. Wurde kein Verwaltungsbeirat bestimmt, oder kommt auch dieser seiner Pflicht nicht nach, kann das zuständige Amtsgericht einen einzelnen Miteigentümer zur Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung berechtigen. Der Verwalter muss also bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gar nicht vor Ort sein. Die Versammlungsleitung übernimmt dann der Verwaltungsbeirat oder ein weiterer Miteigentümer.
Im Gegensatz zur Einberufung einer ordentlichen Eigentümerversammlung gilt für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung eine verkürzte Frist von einer Woche. Die Einladung muss dabei immer noch schriftlich erfolgen. Für die Frist ist weiterhin der Eingang der Einladung bei den Eigentümern entscheidend. Der Aufbau der Einladung zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung unterscheidet sich insbesondere in den Tagesordnungspunkten. In der Regel wird nicht über eine Jahresabrechnung oder einen Wirtschaftsplan abgestimmt.
Muss immer eine Eigentümerversammlung einberufen werden?
Eine ordentliche Eigentümerversammlung muss mindestens einmal pro Wirtschaftsjahr einberufen werden. Das geschieht normalerweise im ersten Quartal, da der Beschluss des Wirtschaftsplans zu Beginn des Jahres sinnvoll ist. Weitere Eigentümerversammlungen, insbesondere außerordentliche Eigentümerversammlungen, verursachen zusätzliche Kosten für Eigentümer und Hausverwaltung. Sie sollten deshalb nur einberufen werden, wenn es unbedingt notwendig ist.
Steht zum Beispiel ein Beschluss außerhalb der ordentlichen Eigentümerversammlung an, kann die WEG diesen durch einen sogenannten Umlaufbeschluss ersetzen und so eine außerordentliche Eigentümerversammlung vermeiden. Für einen Umlaufbeschluss verschickt die Verwaltung alle zur Beschlussfassung notwendigen Unterlagen an alle Eigentümer. Diese können dann per Unterschrift die Zustimmung zu dem jeweiligen Beschluss geben. Im Gegensatz zur Beschlussfassung auf Eigentümerversammlungen, die die einfache Mehrheit erfordert (nach verschiedenen Stimmprinzipien), wird ein Umlaufbeschluss nur bei Zustimmung aller Miteigentümer angenommen. In der Praxis hat ein Umlaufbeschluss deshalb insbesondere in großen Wohnungseigentümergemeinschaften geringe Erfolgsaussichten.
Fazit
Für die Einberufung der Eigentümerversammlung ist die Hausverwaltung zuständig. Die Einladung muss schriftlich und mindestens drei Wochen im Voraus erfolgen. Mit der Einladung wird üblicherweise auch die Tagesordnung sowie alle notwendigen Unterlagen zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten verschickt. So können sich die Eigentümer auf die Eigentümerversammlung vorbereiten. Für eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann die Verwaltung in Ausnahmefällen auf die Frist von drei Wochen verzichten.