In der Jahresabrechnung rechnet die Hausverwaltung alle Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gegenüber den Miteigentümern ab. Die Einnahmen einer WEG bestehen aus den Hausgeldzahlungen der Eigentümer. Die Jahresabrechnung ist für die Miteigentümer ein wichtiges Dokument und sollte detailliert geprüft werden.
Was ist die Jahresabrechnung genau?
Die Jahresabrechnung besteht aus der Gesamtabrechnung aller Einnahmen und Ausgaben einer WEG inklusive Entwicklung der Erhaltungsrücklage sowie den Einzelabrechnungen für die Eigentümer. Die Einnahmen der WEG bestehen aus den Hausgeldzahlungen der Eigentümer. Die Ausgaben sind die zur Bewirtschaftung der Immobilie notwendigen Zahlungen. Die Höhe der Hausgeldzahlungen werden im Voraus von der Verwaltung im Rahmen des Wirtschaftsplans abgeschätzt. Die Differenz aus den Einnahmen und Ausgaben der WEG und kann sowohl positiv als auch negativ ausfallen, hier spricht man von einer mehr oder weniger hohen Abrechnungsspitze. Eine positive Abrechnungsspitze bedeutet für die Eigentümer eine Erstattung, eine negative Abrechnungsspitze eine Nachzahlung. Die Höhe der Abrechnungsspitze kann ein Indiz für eine gute Kalkulation im aufgestellten Wirtschaftsplans sein. Ausnahmen bilden im Abrechnungszeitraum aufgetretene große, unvorhersagbare Ausgaben (wie bspw. Reparaturen).
Gesetzliche Regelungen zur Jahresabrechnung
Im Wohnungseigentümergesetz ist festgeschrieben, dass eine ordentliche WEG-Verwaltung jährlich eine Jahresabrechnung zu erstellen hat. Seit der WEG-Reform 2020 ist auch der Rahmen der Jahresabrechnung genauer gesetzt. Insbesondere haben die Eigentümer mehr Möglichkeiten zur Kontrolle der Verwaltung. Die Jahresabrechnung ist im Wohnungseigentümergesetz beschrieben:
- Die Wohnungseigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den durch Beschluss vorgesehenen Rücklagen.
- Der Verwalter hat jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen, der darüber hinaus die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben enthält.
- Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse.
- Die Wohnungseigentümer können beschließen, wann Forderungen fällig werden und wie sie zu erfüllen sind.
- Der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält. Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.
Wie muss eine Jahresabrechnung aussehen?
Das Wohnungseigentümergesetz schreibt nicht explizit vor, wie eine Jahresabrechnung auszusehen hat. Somit kann der Aufbau einer Jahresabrechnung von Verwaltung zu Verwaltung variieren. Es ist jedoch festgelegt, welche Informationen zwingend enthalten sein müssen. Das Wohnungseigentümergesetz schreibt vor, dass die Jahresabrechnung aus den drei Komponenten Gesamtabrechnung, Einzelabrechnungen und Status der Erhaltungsrücklage bestehen muss. Dabei ist es wichtig, dass alle Eigentümer alle Abrechnungen, also auch die Einzelabrechnungen der anderen Miteigentümer, erhalten. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Verwaltung für alle Posten in der Abrechnung den korrekten Abrechnungsschlüssel anwendet und diesen auch angibt. Der Abrechnungsschlüssel ist die Aufteilung der Gesamtkosten auf die einzelnen Eigentümer. Wenn nicht per Beschluss im Vorfeld ein abweichender Abrechnungsschlüssel festgelegt wurde, gilt für alle Kosten der Abrechnungsschlüssel nach den Miteigentumsanteilen der Eigentümer. Sonderfälle sind Kosten, die aus Sondernutzungsrechten von Eigentümern entstehen. Diese sind gesondert zu betrachten und in den entsprechenden Einzelabrechnungen anzuführen.
Rechnungsprüfung
Die Jahresabrechnung wird in der Regel vom Verwaltungsbeirat geprüft. Wenn kein Verwaltungsbeirat bestimmt wurde, kann ein freiwilliger Miteigentümer per Beschluss mit der Rechnungsprüfung beauftragt werden. Da die Verwaltung im Interesse der Eigentümer handeln soll, obliegt es ihr die Überprüfung durchzuführen.
Die Rechnungsprüfung wird auch Belegprüfung genannt, weil insbesondere geprüft wird, ob zu jeder Buchung der Verwaltung auch ein entsprechender Beleg vorliegt. Gibt es Beschlüsse zu bestimmten Ausgaben, werden auch diese geprüft. Jeder Eigentümer hat grundsätzlich das Recht, die Verwaltungsunterlagen einzusehen. Diese umfassen unter anderem die Protokolle der Eigentümerversammlungen, die Beschlusssammlung, alle Rechnungen sowie die entsprechenden Belege.
Die Prüfung soll sicherstellen, dass die Verwaltung die Jahresabrechnung sachlich und rechnerisch richtig erstellt hat.
Die wichtigsten Aspekte der Rechnungsprüfung sind:
- Sind alle Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft auf WEG-Eigenkonten angelegt? Treuhandkonten sind nach dem Wohnungseigentümergesetz nicht zugelassen.
- Sind alle Kontoauszüge vollständig vorhanden?
- Liegt zu jeder Buchung ein entsprechender Beleg vor?
- Sind die Belege, bspw. Rechnungen von Handwerkern korrekt erstellt und nachvollziehbar?
- Hat die Verwaltung die korrekten Verteilungsschlüssel angewendet, um die Kosten auf die Eigentümer aufzuteilen?
- Gibt es zu allen Entnahmen vom Rücklagenkonto (Erhaltungsrücklage) einen entsprechenden Beschluss?
- Wurden alle haushaltsnahen Dienstleistungen gesondert aufgeführt?
Die Verwaltung stellt die Jahresabrechnung auf der ordentlichen Eigentümerversammlung vor. Die Miteigentümer können sie im Anschluss auf Fehler oder Unstimmigkeiten hinweisen.
Annahme/Ablehnung der Jahresabrechnung
Die Jahresabrechnung muss seit der WEG-Reform 2020 formal nicht mehr per Beschluss angenommen werden. In der Praxis ist der Beschluss über die Jahresabrechnung jedoch weiterhin der Regelfall. Laut Wohnungseigentümergesetz fassen die Eigentümer nur über die Abrechnungsspitze einen Beschluss, nicht aber über die Jahresabrechnung selbst. Dass in der Praxis dennoch weiterhin indirekt über die Jahresabrechnung ein Beschluss gefasst wird, ist damit zu erklären, dass die Eigentümer über den Wirtschaftsplan bestimmen. Der Wirtschaftsplan für das kommende Jahr baut grundsätzlich auf der Jahresabrechnung für das vergangene Jahr auf.
Fazit
In der Jahresabrechnung werden von der Hausverwaltung einmal pro Wirtschaftsjahr alle Ausgaben und Einnahmen der WEG dargestellt. Weiterhin enthält die Jahresabrechnung die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage und die Einzelabrechnungen für die Eigentümer inklusive der jeweiligen Verteilungsschlüssel. Die Jahresabrechnung wird von der Verwaltung auf der Eigentümerversammlung vorgestellt und mit dem Wirtschaftsplan verglichen.